Politique de confidentialité

1. Qui traite vos données

Margaux Dubois

Entrepreneur individuel (micro-entreprise)

Siège social : 14 avenue Jose Maria de Heredia, 44300 Nantes, FRANCE

SIREN : 100 741 917

Activité déclarée : vente de services digitaux en ligne par abonnement à destination des entreprises

Adresse électronique : info@ai-host-mind.com

Site : ai-host-mind.com

Contact pour toute question relative aux données personnelles : info@ai-host-mind.com

2. Deux rôles distincts

HostMind AI intervient selon deux rôles différents, qui ne relèvent pas des mêmes obligations.

Pour les données des établissements clients — création de compte, gestion de l'abonnement, facturation, support — HostMind AI agit en qualité de responsable de traitement.

Pour les données des voyageurs échangées avec l'assistant, c'est l'établissement hôtelier qui est responsable de traitement. HostMind AI agit en qualité de sous-traitant, sur instruction de l'établissement. Les voyageurs souhaitant exercer leurs droits s'adressent en premier lieu à l'établissement concerné.

3. Données des établissements clients

### Données traitées

- Identité et coordonnées professionnelles : nom, prénom, adresse électronique, nom de l'établissement - Données de compte : identifiants, journaux de connexion - Données de facturation : formule souscrite, historique des paiements. Les données de carte bancaire sont traitées directement par Stripe et ne transitent pas par nos systèmes - Contenus renseignés dans l'application : description de l'établissement, services, informations pratiques - Demandes de démonstration et inscriptions en liste d'attente : nom, prénom, adresse électronique, nom et localisation de l'établissement, nombre de chambres, formule envisagée et message libre - Échanges avec le support

### Finalités et bases légales

- Fourniture du service et gestion du compte — exécution du contrat - Facturation et recouvrement — exécution du contrat et obligation légale - Support et communications relatives au service — exécution du contrat - Sécurité du service et prévention des abus — intérêt légitime - Prospection commerciale à destination de professionnels — intérêt légitime, avec droit d'opposition à tout moment

### Durées de conservation

- Données de compte : pendant la durée de l'abonnement, puis trente (30) jours - Documents comptables et factures : dix (10) ans, conformément aux obligations légales - Prospects n'ayant pas souscrit : trois (3) ans à compter du dernier contact - Journaux techniques de limitation de débit (contenant les adresses IP) : 24 heures - Journaux applicatifs de l'hébergeur : conservés par l'hébergeur selon sa propre politique de conservation

4. Données des voyageurs

Lorsqu'un voyageur dialogue avec l'assistant, les données suivantes sont traitées pour le compte de l'établissement hôtelier :

- Le contenu des messages échangés - Un identifiant technique de conversation et son horodatage - L'adresse IP de connexion, utilisée aux seules fins de limitation du débit et de prévention des abus Aucun compte n'est créé et aucune authentification n'est demandée au voyageur. Sauf lorsque l'établissement a activé les demandes de réservation (voir ci-dessous), l'assistant ne sollicite ni nom, ni coordonnées, ni donnée de paiement.

Lorsque l'établissement active les demandes de réservation, HostMind AI traite, pour le compte de l'établissement, les informations fournies par le client dans sa demande (nom, numéro de chambre, date et heure, nombre de personnes, commentaire, langue). Elles sont communiquées à l'établissement par e-mail et dans son espace d'administration, puis supprimées selon la durée de conservation des conversations choisie par l'établissement.

Les voyageurs sont invités à ne communiquer aucune information personnelle ou sensible dans leurs messages. Les informations qu'ils choisiraient néanmoins de communiquer sont traitées dans les conditions décrites par la présente politique.

### Durée de conservation

Les conversations sont conservées pendant la durée choisie par l'établissement, dans la limite du plafond attaché à sa formule : trente (30) jours pour la formule Essential, douze (12) mois pour la formule Signature. Elles sont ensuite supprimées automatiquement.

L'établissement peut à tout moment supprimer une conversation ou l'intégralité de l'historique depuis son espace d'administration.

5. Destinataires et sous-traitants

Les données ne sont ni vendues, ni louées, ni communiquées à des tiers à des fins publicitaires. Elles sont accessibles aux seuls prestataires techniques nécessaires au fonctionnement du service :

- Lovable Labs AB (Suède) — hébergement de l'application et de la base de données, infrastructure Amazon Web Services située en Irlande (Union européenne) - Google, via la passerelle d'intelligence artificielle de Lovable — génération des réponses de l'assistant. - Stripe — traitement des paiements et facturation - Fournisseurs d'envoi de courriers électroniques : Supabase (SUPABASE PTE. LTD., Singapour) — envoi des courriers d'authentification adressés aux établissements clients (confirmation d'inscription, réinitialisation de mot de passe). Lovable Labs AB (Suède) — envoi des courriers internes de synthèse et des notifications de demandes de réservation adressées aux établissements, déjà cité ci-dessus au titre de l'hébergement Chacun de ces prestataires intervient en qualité de sous-traitant ultérieur et est lié par des engagements contractuels conformes au Règlement général sur la protection des données.

6. Transferts hors de l'Union européenne

La base de données du service est hébergée en Irlande, au sein de l'Union européenne.

En revanche, les messages échangés avec l'assistant sont transmis à un fournisseur de modèle d'intelligence artificielle dont la région de traitement n'est pas garantie comme située dans l'Union européenne. Ces transferts, lorsqu'ils ont lieu, sont encadrés par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne.

7. Sécurité

Les données sont hébergées au sein de l'Union européenne, les échanges sont chiffrés en transit, et l'accès aux données de chaque établissement est cloisonné par des règles de sécurité appliquées au niveau de la base de données.

L'accès aux données de production est limité aux seules personnes qui en ont besoin pour l'exploitation du service.

8. Vos droits

Conformément au Règlement général sur la protection des données, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité.

Pour les données des établissements clients, ces droits s'exercent auprès de info@ai-host-mind.com.

Pour les données échangées avec l'assistant, la demande doit être adressée à l'établissement hôtelier concerné, qui en est responsable. HostMind AI lui apporte son assistance.

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, 75334 Paris Cedex 07, www.cnil.fr.

9. Cookies et traceurs

Le service n'utilise aucun cookie et ne recourt à aucun traceur publicitaire ni à aucun outil de suivi tiers. Les informations suivantes sont enregistrées localement dans le navigateur, aux seules fins de fonctionnement du service : le maintien de la session d'authentification des établissements clients, les préférences d'affichage (thème, langue), l'établissement sélectionné, et, lorsque l'utilisateur y consent expressément, une localisation approximative servant uniquement à adapter l'affichage.

Ces informations ne sont transmises à aucun tiers. Une mesure d'audience agrégée est réalisée sur les pages publiques du site. Elle ne dépose aucun cookie, ne permet pas d'identifier les visiteurs et n'établit aucun profil. Elle relève à ce titre de l'exemption de consentement prévue pour la mesure d'audience.

10. Modification de la présente politique

La présente politique peut être modifiée. La version applicable est celle publiée sur le site à la date de consultation. Les modifications substantielles sont notifiées aux établissements clients.